Et år med korona, nå orker jeg ikke flere digitale nettmøter!

Det sitatet kom fra en leder jeg snakket med denne uken. Han er ikke alene om å kjenne på Teams trøtthet, eller Zoom fatiguehjemmekontoret. Nå kommer fersk forskning og råd fra Stanford, de har forsket på effekten av korona pandemien. Forskningsrapporten kommer beleilig når Oslo nå på nytt strammer inn og smittetallene øker i 36 kommuner.

Stanford viser til fire hovedgrunner til at vi blir så slitne av digitale nettmøter. Jeg deler forskerens tips, og supplerer med mine egne. For hva kan du gjøre for å holde på ditt og andre engasjement i digitale nettmøter?

4 hovedgrunner til at vi blir så sliten av videomøter og hva du kan gjøre.

1. Kontinuerlig øyekontakt, og mange ansikter som ser på deg, i time etter time er krevende.

Gjentatt øyekontakt og store ansikter på skjermen er ikke naturlig for oss. Når vi møter hverandre, i fysiske møter, så varierer det hvem vi ser på og hvor vi ser. Men på digitale møter, hvor vi har kamera på hele tiden, så blir det mer intenst. Selv når du ikke snakker selv så har du alles øyne på deg, og det er akkurat denne mengden med øyekontakt som oppleves utmattende.

Professor J.Bailenson fra Stanford, har undersøkt den psykiske konsekvensen ved at vi sitter timevis i digitale videomøter, og hvorfor disse kan oppleves stressende. Han trekker en parallell til en av de største fobiene vi har, nemlig å holde foredrag.

En annen kilde til stress han viser til er bruk av flere skjermer og størrelsen på skjermene. Om du sitter på et møterom med en stor konferanseskjerm, eller har fått deg en stor skjerm på hjemmekontoret, så krever dette mer av deg mentalt. Dersom vi hadde møttes fysisk, og du hadde fått andres ansikt så tett innpå deg, ville hjernen din tolket det som mulig konflikt og kroppen din blitt anspent.

Hva kan du gjøre?

Forslaget fra forskeren er:

  • Reduser Teams eller Zoom bildet, reduser fullskjerm innstillingen slik at ansikt blir mindre.
  • Bruk eksternt tastatur for å skape en avstand til skjermen.

Jeg tillegger:

  • Sett forventninger og avtal bruk av kamera i møtene.
  • Bruk andre kanaler enn Teams/Zoom møter.

«Mitt mantra har, gjennom 10 år hvor jeg har holdt foredrag og kurs om avstandsledelse, vært: Alltid kamera på når vi jobber fra ulike steder. Men etter et år med pandemi og pålagt hjemmekontor har jeg justert denne forventingen noe»

Et forslag fra meg er nå at:
Leder / møteleder kan si noe slikt som: Jeg ønsker at alle har på skjerm i begynnelsen av møtet slik at vi får hilst og sett hverandre. Deretter kan de av dere som ønsker, skru kamera av. Så sier du videre at: Den som skal si noe i møtet skrur på kamera, og vi setter alle på kamera de siste 5 minuttene av møtet.

For noen møter ønsker du kanskje ha på kamera gjennom hele møtet, andre ganger kan du skru det helt av. Så etter ett år med pålagt hjemmekontor og en stor mengde digitale møter så gjør jeg bruk av kamera mer frivillig. Jeg har noen tydelige føringer på at jeg vil ha det på fortsatt og det er fordi at tilhørighet forsterkes når vi ser hverandre. Så vi trenger å kjenne at vi tilhører en gruppe og da blir kamera viktig. Så ikke skru det helt av.

Et annet tips til fra meg er: 

  • Bruk lyd kanaler mer. Da får vi hvile øynene og den visuelle sansen. Kanskje det er en av grunnene til at Clubhouse har blitt så populær? Vi lytter, uten kamera.
  • Jeg anbefaler intern podcast til mange kunder slik at medarbeidere kan lytte og gjerne bevege seg samtidig som de lytter. mange Teams møter er ofte mer informative og egner seg for denne type formidling. Så kan du heller kjøre diskusjoner i etterkant mer asynkront, via Teams grupper slik at du kan få innspill og høre andres refleksjoner.

2. Se deg selv på videomøter er utmattende

  • Se deg selv på videomøter er utmattende

Det er som du har et speil kontinuerlig foran deg, når du presenterer, kommenterer, ler, tar notater, gir feedback, får feedback, hvem ønsker vel det i hverdagen? Vi husker vel alle tilbake til tiden i mars, hvor alt stengte for første gang og alle fikk et desperat behov for å dra til frisøren. Vi blir ubevisst kontinuerlig selvkritiske når vi ser oss selv på videomøter, selv etter så lang tid.

Hva kan du gjøre:

  • Skru av ditt eget kamera etter avtale med de andre. La et stillbilde vises i stedet for kun initialer. Det kan du gjøre i Teams / Zoom.

3. Videochat gjør at vi blir sittende stille mesteparten av dagen

Vanligvis beveger vi oss mer i løpet av en arbeidsdag, men nå blir vi sittende foran skjermen dersom vi ikke bevisst etablerer andre vaner. Kamera er på den bærbare PC’en, eller står fast på en ekstern skjerm. Du rekker knapt å hente deg en kopp kaffe mellom møtene. Ikke rart at du lett blir sittende like greit.

Som en leder i Samferdselsdepartementet sa til meg; Jeg koker en kanne kaffe på morgningen som jeg tar med til Pc’en, for jeg har ikke tid til å hente meg en kaffe i løpet av dagen. 
Ikke så smart i lengden, og det er ikke rart du blir sliten i øynene og hodet da.

Hva kan du gjøre:
Forsker Bailenson anbefaler at du tenker mer på rommet du benytter, og at du kan plassere kamera bedre.

Jeg vil tilføre:

  • Stå i noen av møtene, det skaper mer energi for alle.
  • Sett inn 2-3 Walk&Talk møter hver uke i kalenderen din. Dvs. at du endrer vanlige møter til Walk&Talk møter. Dere behøver ikke fysisk møtes om det ikke lar seg gjøre. Da slipepr du kamera og du får beveget deg.
  • Etabler en fast rutine hvor du går noen minutter ute mellom møtene eller som en del av lunsjen. Jeg går noen runder i hagen når jeg har lite tid, eller en kort tur til postkassa. Har jeg bedre tid blir det 30 minutter gåtur i forbindelse med lunsjen.

    Jeg ledet en ledersamling for hundre ledere i Røde Kors om SELVLEDELSE nå i februar og da delte en av lederne sitt tiltak:

«Jeg bruker telefonen mer aktivt nå, jeg trenger mine ti tusen skritt og de går jeg rundt på stua om jeg trenger».

Flere og flere forskere viser til sammenhengene mellom fysisk bevegelse og kognitive funksjoner. Hjernen jobber mer effektivt når vi er fysisk aktive så her er det bare å reise seg opp. Et steg er bedre enn ingen!

4. Den kognitive belastningen er mye høyere i videomøter

Non-verbal kommunikasjon er nokså nøytral når vi møtes fysisk, det er enklere for oss å tolke gester og bevegelser. På videomøter må du bevisst nikke for å vise at du er enig, du må smile for å være imøtekommende og holde blikket på kamera for å vise at du lytter oppmerksomt. Det krever mer av oss og dette spiser av din mentale kapasitet understreker forskeren fra Stanford.

Hva kan du gjøre:
Forskeren anbefaler at du:

  • Skrur av kamera noen minutter slik at du slipper å tolke andres signaler og tenke over hva du bør gi av egne signal.

Her kan jeg bare være enig. Vi trenger mentale pauser. Jeg anbefaler også at du:

  • Setter kamera slik at du kan vise hele kroppen dersom du er naturlig foran kamera. Det gir mindre rom for tolkning. Og husk å ha eksternt kamera foran deg, ikke på siden.

Konklusjon og oppsummering

Jeg vil oppsummere tipsene våre i tre punkter:

  1. Oppdater samspillsreglene dere har. Kamera trenger ikke være på hele tiden.
  2. Juster bruk av egen skjerm, reduser ditt eget bilde og stå i noen av møtene.
  3. Juster egen kalender løpende. Planlegg slik at du kan bevege deg fysisk mens du har møter, og bruk flere kanaler som telefon og Podkast.

På denne måten får du bedre mental kapasitet, bedre trivsel og dermed bedre prestasjoner over tid. 

Eller les og hør her for flere grep du kan ta ved å følge denne linken: 

Innsikten fra denne forskningen kan brukes til å etablere dine praksiser for gode nettmøter. Det er en del av forskning som har pågått dette året og de har stilt 15 spørsmål til over 500 deltagere.

Du kan også besvare spørsmålene ved å klikke på denne
 linken

Link til hele artikkelen og forskningen så langt 

Bestill gjerne et foredrag eller en workshop med meg om du vil jeg skal bidra til mer engasjerende nettmøter som gir energi.