Hvordan lede på avstand i disse koronatider?

Det er fordeler og ulemper ved å lede på avstand, og mange opplever det krevende når det er pålagt hjemmekontor over tid. Jeg stortrives med denne arbeidsformen, og jeg har hatt noen av mine beste teamopplevelser med team som har sittet på ulike steder, men det krever bevisst tilnærming. 

Her er mine tips for at du skal lykkes med avstandsledelse. 

Begynn med tillit

Når du leder på avstand, er det viktig at du viser tillit til dine medarbeidere. Nå da mange jobber hjemmefra så er det viktig at du investerer tid i hver enkelt. Dette gjelder spesielt om du har måtte permittere. Invester i medarbeiderne dine.

Hvordan gå frem:

• Be medarbeidere foreslå hvordan de kan løse oppgavene og kanskje ta på seg nye. Diskuter med hver enkelt hvordan de best kan jobbe hjemmefra, hvordan ser de for seg å prioritere tid og arbeidsform? Hva opplever de motiverende? Hva oppleves demotiverende? Hva kan dere forvente av hverandre.
• Bli enige om hvordan de kan presentere fremdrift og resultater.
• Fjern hindringer slik at jobben blir gjort. Et eksempel kan være sikker tilgang hjemmefra til bedriftens systemer.
• Ha tillit til at oppgaver løses, selv om det er på ulikt vis. Har du små barn rundt deg krever det mer og du kan ikke forvente det samme som leder.
• De aller fleste av oss ønsker å levere godt. Sørg for at du verdsetter hver enkelt, leter etter styrkene og tilrettelegger slik at alle kan bidra.
• For å skape struktur i en oversiktlig hverdag, må du lage en kommunikasjonsplan, delt på kortsiktige og langsiktige tiltak. Dediker tid i kalenderen din til å holde deg oppdatert med alle i teamet.

Vær inspirerende

Du har stor påvirkningskraft på dine medarbeidere. Sørg for at du viser retning, er positiv og løsningsorientert i din tilnærming. Ha respekt for ulike reaksjonsmønster dersom hjemmekontor er pålagt og varer over tid. Inspirer gjennom å være lydhør, respektfull, del kunnskap, og vær aktiv når det gjelder involvering. Ikke minst vær en rollemodell når det gjelder gode nettmøter.

Sett søkelys på det dere kan gjøre noe med. Det finnes ikke noe så demotiverende som en leder som er problemorientert, stresset og sliten. Du må selv prioritere søvn, pauser og sunn mat. Dersom korona situasjonen varer over tid kan flere oppleve at dette er en følelsesmessig krevende situasjon, mens andre nyter arbeidsformen. Vær lydhør.

Hvordan gå frem:

• Lytt aktivt og mellom linjene. Bruk kamera eller walk&talk med riktig avstand.
• Engasjer, ansvarliggjør og involver teamet.
• Invester i utvikling og kompetanseheving. Hva kan du og medarbeiderne dine lære mer om? Se på kundereisen, prosesser, tjenester og produkter. Hva kan gjøres på nettsider, sosiale medier, og samarbeidsrelasjoner. Hva med analyser av markedet og konkurrenter? Du må bygge fart når vi kommer oss ut av denne situasjonen. Mye kan gjøres fra hjemmekontor.
• Lag et «arbeidstorg» hvor medarbeidere med ledig kapasitet kan ta på seg nye oppgaver.
• Bruk også anledningen til å bli bedre kjent. Gi rom for sosiale arenaer, del bilder og inviter til digitale kaffekopper, fredagsvaffel og lønningspils. Ta gjerne en digital morgenkaffe med teamet ditt som en fast rutine. 

Vær tydelig

Du har kortere og mindre tid til kommunikasjon når du ikke møtes fysisk. Det er krevende å fange opp signaler eller uformell dialog i etterkant av møter når dere ikke sitter sammen fysisk. Jo mer åpen og tydelig du er i kommunikasjonsformen, desto færre misforståelser.

Hvordan gå frem:

• Vær tydelig på frister og kvalitet.
• Dersom en medarbeider ikke leverer, vær tydelig i tilbakemeldingen. Ikke pakk dette inn, vær konkret og coachende i din lederstil.

• Definer hvor og hvordan teamet skal være tilgjengelig. Jeg anbefaler at teamet sammen definerer noen begrep når dere jobber på avstand:

Tilgjengelighet – hvor tilgjengelige kan og skal dere være?

Responstid – hvilken responstid ønsker du, og hva kan dere forvente av hverandre?

Kanal – hvilke kanaler skal dere bruke når, og hva blir responstid for hver enkelt kanal? 

Jobb strukturert 

Du må lære deg digitale verktøy for nettmøter og samhandling, verktøy som Skype/Teams, Google Hangouts, Zoom og norske Whereby. Bruk samhandling og delingsarenaer aktivt som Teams, Slack og Workplace. Jeg har brukt alle, uten opplæring, så ikke la manglende tid og opplæring stoppe deg. Kast deg uti det og spør kolleger om hjelp. Det er mange som har tid til å lære deg det du trenger.

Hvordan gå frem:

• Hold jevnlige teammøter for operativt fokus og kompetansedeling.
• Legg inn én-til-én-møter ukentlig med hver medarbeider i teamet ditt, formelt og/eller uformelt format, tilpasset den enkelte.
• Inviter til team møter uten agenda av og til, slik at teamet kan diskutere løst og fast, sparre på faglig tema eller diskutere erfaringer og muligheter. 
• Last opp presentasjoner i forkant av møter og ikke fikle med lyd og bilde.
• Bruk chat i stedet for møter der det er mer effektivt.

Til slutt, vær bevisst, inspirerende, tydelig og inspirerende når du leder på avstand, huskeregel BITS. Da forsterker du tilhørighet, trygghet, du reduserer stress og forsterker trivsel som fører til gode resultater. 

I 10 år har jeg holdt kurs, foredrag og 1:1 ledercoaching i avstandsledelse så du vet hvor du finner meg om du ønsker mer sparring. Les mer om hva jeg tilbyr her: https://www.vigdisaustrheim.no/

Lykke til! Jeg heier på deg!